У контактній інформації визначається рекомендована форма першого звернення до фонду: направлення листа-запиту, представлення повної заявки або усна співбесіда з потенційними заявниками. Більшість фондів пропонує почати з запиту з коротким викладом суті проекту й інформацією про заявника. Незалежно від рекомендованих фондом форм контактів, найкраще починати з особистих контактів з керівництвом або експертами фонду.

Це можна зробити таким чином:

-                         зателефонувати до грантодавця і розповісти про суть і мету проекту;

-                         підготувати і провести зустріч із представниками грантодавця;

-                         направити у грантодавця лист-запит (що є найбільш зручною і надійною формою першого звертання).

Направлення листа-запиту є не тільки найменш витратним, але найчастіше і найбільш ефективним варіантом. З одного боку, це дозволить чітко сформулювати суть проекту, а з іншого, - телефонний дзвінок або відвідування офісу фонду після такого листа стають більш конструктивними і конкретними. До листа-запиту можна прикласти і рекомендаційні листи. У будь-якому випадку, лист-запит дозволяє:

-                         представити організацію. Це необхідно як для пояснення мотивації звернення саме в даний фонд, так і обґрунтування здатності організації вирішити сформульовану проблему;

-                         коротко викласти суть проекту. Важливо підкреслити його суспільну значимість і передбачити результати, що будуть отримані завдяки виконанню проекту;

-                         звернутися з проханням про ознайомлення з програмами, що виконує фонд і умовами проведення конкурсу проектів, вислати проформу стандартної заявки.

У відповідь на лист-запит фонд може: не відповісти; чемно відмовити; запропонувати звернутись пізніше, в більш прийнятний для фонду час; вислати формат (зразок) заявки; запропонувати написати заявку у вільній формі.

Після встановлення перших контактів і знайомства з фондом, треба спробувати вийти на експертів фонду або координатора програми, що безпосередньо займається проблемою, яка цікавить заявника. Мета цього кроку - розпочати практичні дії, що спочатку забезпечать виділення представленої заявки з загального масиву звернень, а потім створять передумови для складання якісної аплікаційної форми. Для цього варто постаратись отримати від координатора програм практичну допомогу або рекомендації з подальшої роботи над заявкою, включаючи порядок її представлення.

Заявка на грант

Згідно зі специфічними вимогами оформлення заявки, умовно можна виділити два типи грантодавців, які їх приймають:

-                         тільки за визначеною формою і/або на спеціальних бланках;

-                         приймають заявки в довільному вигляді.

Деякі приватні і державні фонди пропонують заповнити спеціальні анкети, що є по суті стандартизованою формою заявки. У цьому випадку заявникові немає необхідності самостійно визначати структуру її тексту, а треба заповнити готовий бланк. Організаційно, ця вимога трохи ускладнює процедуру оформлення заявки, тому що необхідно звернутися в представництво фонду, одержати необхідні бланки і тільки після цього розпочати оформлення заявки. Останнім часом більшість фондів, що дотримуються такої процедури, дають можливість заявникам отримати файл бланка заявки зі свого сайту.

Заявка може бути викладена усього лише на одній сторінці (якщо такими є вимоги фонду) або займати багато сторінок. Вона може бути написана в довільній формі або як формальний документ. Заявка в державний фонд, як правило, більш об'ємна, ніж та, котра направляється в приватний. За звичай, державні фонди у своїх вказівках детально описують правила оформлення кожного розділу проекту. Варто ретельно виконувати всі вказівки, інакше заявку можуть відхилити просто на підставі недотримання правил її оформлення.

Додатково, заявки до держустанов включають заповнення спеціальних анкет і бланків, наприклад, бланк титульного листа з вказівкою назви проекту, реквізитів організації-заявника, прізвищ виконавців, обсяг загального бюджету проекту та суми запитуваної у фонді, копії бухгалтерських звітів та установчих документів, тощо.

Дуже важливо, щоб лист-запит або попередня заявка були написані в гранично стислій формі. Керівники донорських організацій читають щорічно сотні заявок, деякі з яких складають по 100 сторінок. Якщо відправити ",первинну заявку" на 3-5 сторінках, шанси перебороти цей бар'єр стануть більшими.

Короткий, змістовний документ допоможе експерту фонду визначитися, наскільки проектна пропозиція відповідає пріоритетам і задачам фонду. Якщо такий логічний зв'язок буде простежено, він може запропонувати перейти до оформлення повної версії заявки.

"Первинні заявки" доцільно складати в такій формі, щоб в них була включена достатня інформація, необхідна для розуміння суті проекту. Докладний опис проблем, що пропонуються вирішити в проекті, на цьому етапі не є доцільним. Це обумовлено тим, що співпрацівники донорської організації, які займаються попереднім розглядом заявок, вже читали про цю проблему сотні разів і зайвим є змушувати їх читати про це знову. Працюючи у фонді, вони апріорі є фахі вцями у тій області громадського життя, в якій локалізована піднята в заявці проблема.

Тому в «первинній заявці» варто постаратись сформулювати сутність проблеми якомога коротше, бажано навіть однією пропозицією. Але разом з тим доказати, що даний проект не є відірваний від дійсності та відповідає справжнім потребам і проблемам цільової групи.

Основна частина заявки - опис підходу до вирішення відзначеної проблеми.

Необхідно в 2-3 абзацах переконливо показати, яким чином в ході реалізації проекту вона буде вирішена і які при цьому будуть отримані результати. Критерієм якості опису може бути те, що експерт фонду, який буде читати заявку і до цього нічого не знав про проект, після її прочитання зможе чітко зрозуміти, що буде зроблено, щоб справитись з поставленою задачею і що для цього необхідно. Включення опису основних заходів, передбачених проектом іноді є також доцільним.

Формально, після оголошення конкурсу починається процес подання заявок. Такі заявки приймаються, залежно від типу програми. Найчастіше, якщо програма є міжнародною - 90 днів, якщо є державною - 60 днів.

Обов'язковою частиною заявки є також опис подальшого розвитку проекту після закінчення його фінансування з боку фонду. Взагалі, фонди ніколи не беруть на себе всі 100% витрат. І тому важливо в декілька абзацах викласти, як будуть використовуватись власні ресурси: приміщення, персонал, обладнання тощо; з яких джерел, крім фонду, буде надано додаткове фінансування і яким чином буде здійснюватись фінансування проекту після виходу з нього фонду.

Більшість організацій всі свої сили концентрують в основному на тому, щоб дістати кошти для початку роботи проекту, не задумуючись над тим, звідкіля візьмуться гроші на його продовження. Продуманий, чесний і ясний план продовження має принципове значення. В експертів фонду є багатий досвід у цій області, і вони відразу фіксують цей момент. Якщо в заявці аргументовано показана така безперервність, шанси на її підтримку значно зростуть.

Наступний елемент, що обов'язково повинен бути присутнім у заявці, це опис того, як організація збирається оцінювати результати проекту. Тут треба дати відповідь на головне питання: про що саме, на підставі такої оцінки хоче довідатися організація, і як вона буде використовувати цю інформацію для поліпшення проекту. Підбір методу евалюації проекту повинен випливати з методу реалізації проекту і його заходів.

У цьому плані досить коректним буде звернення до фонду із проханням надати додаткові кошти для залучення, наприклад, зовнішнього експерта з піднятих у проекті питань, щоб він дав оцінку актуальності проекту. Це допоможе дати об'єктивний прогноз результативності проекту і підготовити пропозиції щодо його удосконалення.

Найпопулярнішим методом евалюації є зондувальний метод - дослідження відгуків з використанням анкети. Проте варто запропонувати кілька методів. Заявка буде вигідно відрізнятися від інших, якщо до неї будуть включені оцінні критерії.

Остання частина заявки - це проект структури бюджету. її слід складати з 5 або 6 основних позицій, на підставі яких експерти фонду одержать чітке уявлення про те, як будуть витрачені кошти. Основними позиціями тут є витрати на персонал (заробітна плата), матеріали й обладнання, витрати на відрядження і податки. При цьому важливо, щоб легко та ясно простежувався логічний зв'язок поміж бюджетом і програмою виконання проекту. Це автоматично дозволяє обґрунтувати пропозиції про заплановані витрати. Бюджет рекомендовано формувати на основі наявних на ринку цін, враховуючи зміни цін та курсу валют. Також не варто штучно завищувати витрати, оскільки це може бути підставою для відхилення заявки з приводу низької ефективності досягнення його результатів.

Після завершення написання заявки необхідно підготувати додатки - документи, які додаються до заявки. Кожного разу керуємось інструкцією та вимогами того чи іншого фонду, але найчастіше заявника попросять підготувати наступне:

  • реєстраційний документ установи;
  • статутний документ, який підтверджує профіль діяльності установи;
  • фінансовий звіт за останній рік;
  • детальний опис діяльності;
  • професійні біографії виконавців проекту.

Існує цілий ряд моментів, що не входять формально в перелік вимог з підготовки першого звернення до фонду, але для експерта служать ознакою професійного підходу до організації проекту. І головним серед них є показ логічних зв'язків між місією фонду і задачами проекту. Це варто здійснювати шляхом акценту на таких моментах, як:

  • готовність виконати проект незалежно від факту виділення грошей;
  • наголос на наявність у ініціаторів проекту відповідного досвіду в вирішенні аналогічних проблем;
  • обов'язкове залучення до виконання проекту тих прошарків суспільства, вирішенню проблем яких покликаний допомогти проект;
  • формування фінансових ресурсів проекту як складової отриманих і власних коштів організації, що дозволяє у визначеному обсязі гарантувати продовження його виконання по закінченню фінансування з боку фонду;
  • залучення до оцінки результатів проекту незалежних експертів.
  • Відображення перерахованих вище питань у проекті буде сприяти притягненню уваги експерта фонду до поданої заявки.

Варто виділити і той факт, що написання заявок - це процес, а не тимчасова діяльність. Цьому не можна навчитись після написання одного проекту, але можна внести до наступних заявок багато знань із попередніх спроб. Готуючи заявку, рекомендується детально виконувати інструкцію з її заповнення, подану в конкурсній документації або вказану в оголошенні про відбір проектів. Не варто пропускати такі нюанси як позначення заявки, кількість копій, яка вимагається, наявність підписів. Не варто подавати заявку, якщо вона не відповідає формальним вимогам. Також слід звернути увагу на те, хто, враховуючи статус організації заявника, має право підписати заявкуґрунтувалися на доступній, якомога широко розповсюдженій поточній інформації;

  • використовували перевірені і перспективні ідеї, виходили з того, що вже виправдало себе на конкретних прикладах;
  • будувалися на ефективних діях.

Додатково

Прийняття рішення про надання гранту досить складний процес, який визначається як рівнем підготовки пропозиції, так і низкою додаткових умов. У першу чергу це репутація заявника. Рекомендаційні листи, копії статей про організацію, перелік здійснених раніше проектів і навіть буклети організації, все це повинно бути спрямовано на те, щоб сформувати в експерта фонду позитивну думку. Все в заявці - опис проекту, його обґрунтування, оформлення, мова і додаткові документи - повинні привертати увагу експерта.

Рецензуючи представлені заявки, експерти фонду розділяють їх на три основні групи:

  • проекти, щодо яких є сенс продовжити їх розгляд;
  • проекти, які треба відхилити, як такі, що не відповідають вимогам;
  • цікаві проекти, що можуть бути розглянуті у подальшому, але відносно яких у даний момент є зауваження.

Приступаючи до розгляду проекту, експерт фонду, у першу чергу, з'ясовує: наскільки зрозуміло і чітко в ньому визначена розв'язувана проблема і які попередні наробітки по її вирішенню організація вже має.

На цьому етапі експерт ознайомиться тільки з першою сторінкою резюме проекту, де зазначено запитуваний обсяг фінансування, мета проекту і його тема, наявні ресурси і попередні доробки. При такому підході, у першу групу потраплять ті організації, що вже знайомі експертові або мають авторитетні рекомендації, заявки, що пропонують проекти, які повністю відповідають всім пріоритетам фонду і збігаються з його задачами, а запитуваний обсяг фінансування не перевищує сум, які зазвичай виділяє фонд. Заявки в першій групі, як правило, містять обґрунтування для самого фонду доцільності підтримки представленого проекту і докладний опис результатів, які будуть отримані в наслідок його виконання.

У випадку, коли заявка добре написана, тема її відповідає завданням фонду, ініціатори проекту переконливо демонструють свою здатність ефективно вирішити визначену проблему, а обсяг запитуваного фінансування є реальним, існує визначена імовірність того, що пропозиція заявника одержить підтримку і з ним буде почата робота по наданню гранту.

Варто пам'ятати про те, що спочатку всі пропозиції ніколи не прочитуються докладно, а лише проглядаються. Тому в анотації до проекту варто підкреслити все, що є важливим і може привернути увагу рецензента до мети проекту.

Слід також зазначити, що випадок, коли заявка представляє проект, який привернув увагу експерта, але щодо якого він не може прийняти остаточного рішення, це теж непогано для початку. Пропозиції від організацій, що недавно з'явилися або незнайомі фондові, розглядаються з обережністю. Часто буває і так, що проект відхилено. Можливими мотивами до цього можуть бути:

  • недостатньо переконливе обґрунтування актуальності заявленої в проекті проблеми;
  • заявлені у проекті суми не відповідають умовам фінансування, що прийняті у фонді або поточним реаліям.
  • оформлення заявки не відповідає вимогам фонду.

Але не варто розчаровуватись програшем, треба використовувати досвід, напрацьований при написанні попередніх проектів, вивчати досвід організацій, що вже вигравали конкурси, працювати над власними проектними ідеями. Необхідно також пам'ятати, що найбільш помилок трапляється при поданні заявок. Готуючи заявку, потрібно детально виконувати інструкцію із заповнення формуляра. В кожному місці заявки необхідно керуватись вказівками, наведеними в регламенті конкурсну і чітко слідкувати за вказаними термінами подання заявок.

Як підсумок, варто підкреслити, шанс на реалізацію першого проекту дається наполегливим, а шанс на реалізацію кожного наступного проекту - при належному виконанні всіх попередніх проектів.


 

Сейчас 24 гостей и ни одного зарегистрированного пользователя на сайте

Joomla templates by Joomlashine